Aktenschränke? Brauchen unsere Kunden nicht mehr!

Die Frankfurter VOGEL Unternehmensgruppe ist mit Druckern und Kopierern groß geworden. Heute ist sie mit ihren 80 Beschäftigten ein gefragter Spezialist für den Umgang mit Dokumenten und Informationen in kleinen und mittleren Unternehmen. aktiv sprach mit den beiden Geschäftsführern, dem Ehepaar Patrick und Alexandra Vogel über Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung für den Mittelstand.

Herr Vogel, braucht man in digitalen Zeiten noch einen Dienstleister rund ums Büro?

Ganz sicher und vermutlich sogar mehr denn je. Jeder Betrieb hat seine eigenen Verwaltungsabläufe und Vorgaben, wie zum Beispiel mit Informationen und Dokumenten umgegangen wird, mit Verträgen, eingehenden Rechnungen, mit der Zeiterfassung oder der Mitarbeiterinformation. Manches ist schon digital, aber gerade in kleinen und mittleren Unternehmen wird immer noch viel mit Papier gearbeitet, obwohl das tatsächlich relativ leicht geändert werden könnte. Und genau da kommen wir ins Spiel - auch wenn wir unseren Hauptumsatz immer noch mit Druckern machen.

Wie können Sie Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Verwaltung helfen?

Wir kommen ursprünglich vom Drucker und Kopierer und kennen Verwaltungsabläufe sehr gut. Unsere Vision war es immer, Arbeiten so einfach wie möglich zu machen, und dafür müssen verschiedene Themen nahtlos ineinandergreifen. Durch den Zukauf verschiedener Firmen können wir das nun bieten und nicht nur auf ein einzelnes Produkt hin beraten, sondern tatsächlich ganzheitlich. Dank eigener IT- und Software-Spezialisten können wir unsere Empfehlungen dann auch umsetzen, bei Bedarf sogar inklusive Schulungen für Mitarbeiter. So kann der Kunde dann nach und nach seine Verwaltung digitalisieren, etwa durch die Einführung einer digitalen Zeiterfassung, eines ERP-Systems, also eines Warenwirtschaftssystems, und anderem.

 

Frau Vogel, wo setzen Sie bei den Kunden an?

Wir betrachten ihren Umgang mit Dokumenten und Informationen aus unserer VOGEL-Perspektive. Darauf basieren dann unsere Vorschläge für einen einfacheren Dokumenten-Workflow oder die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Die Zeiten, in denen sich Akten an Akten in vielen großen Schränken drängen, sind längst vorbei – und trotzdem noch überall zu finden. Dabei gibt es hervorragende Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, sodass die Aktenberge am Ende in einer kleinen Box verschwinden. Wer sich für so ein System entscheidet, bekommt bei uns auch die Unterstützung, neu eingehende Rechnungen und Dokumente digital zu verwalten. Und er kann seine alten Akten und Dokumente über entsprechende Scan-Projekte digitalisiert bekommen – selbstverständlich unter höchsten Vertraulichkeitsstandards.

Frau Vogel, welchen Vorteil hat so ein Dokumentenmanagementsystem, außer, dass es Platz spart?

Wir werben sehr bewusst mit dem Slogan „Effizientes Arbeiten für den Mittelstand“ und Aktenberge auf Schreibtischen und in Regalen sind alles andere als effizient. Effizientes Arbeiten bedeutet für uns, dass alle Prozesse, Systeme und Einheiten im Betrieb optimal miteinander vernetzt sind. So haben autorisierte Mitarbeiter jederzeit Zugriff, egal ob im Homeoffice oder am Arbeitsplatz im Büro. Mit einem DMS durchläuft zum Beispiel eine Eingangsrechnung digital und damit automatisch verschiedene Workflows, vom Abzeichnen der Rechnung über die Zahlungsanweisung bis zur Ablage und kann auf Knopfdruck jederzeit gefunden werden. Sogar eine optimale Vertretungsregelung ist hinterlegt, falls der zuständige Sachbearbeiter erkrankt. Ein DMS hilft zudem, um ganz einfach den Überblick zu behalten, beispielsweise bei auslaufenden Lieferanten-Verträgen.

Herr Vogel, Sie stehen als zweite Generation in der Verantwortung: Was treibt Sie an?

Mein Antrieb ist es sicher, nie zufrieden mit den Gegebenheiten zu sein, sondern die Dinge weiter zu optimieren und besser zu werden. Der Reiz am Unternehmertum liegt für mich darin, dass man seine Ideen angehen und Visionen auch umsetzen kann. Unser Anspruch ist es hier, alle Kunden zufriedenzustellen und eine wirklich langfristige Partnerschaft einzugehen. Gerade wenn der eigene Name prominent auf den Unterlagen steht, setzt man alles in Bewegung, um die Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Das ist sicher auch etwas, was mir mein Vater mit auf den Weg gegeben hat. Manchmal staunt er schon, wie sich der Betrieb, den er 1994 mal ganz klassisch als Ein-Mann-Büro in einem Kellerraum gegründet hat, entwickelt. So wie er immer mit der Zeit ging und die Firma den neuesten Entwicklungen anpasste, versuchen wir diesen Weg fortzusetzen.

Frau Vogel, was treibt Sie an, warum sind Sie ins Unternehmen eingestiegen?

Ich komme ursprünglich aus dem Bankenbereich und habe lange im Investmentbanking gearbeitet. Als mein Mann bei VOGEL einstieg, hat er natürlich zu Hause über seine Ideen und Visionen gesprochen und ich wurde fast automatisch in vieles mit eingebunden. 2019 fasste ich dann den Entschluss, meine Motivation und meine Ideen mit in das Familienunternehmen einzubringen, weil mir klar war, dass ich dort viel mehr bewirken und voranbringen kann als in einem Bankenkonzern. Als mein Schwiegervater dann noch erklärte, dass er das für eine richtig gute Idee hält, war die Entscheidung gefallen. Seitdem vertrete ich die Bereiche Marketing und Personal. Uns beide macht es unheimlich stolz, zu sehen, wie aus unseren ersten Ideen die VOGEL Unternehmensgruppe geworden ist und wie das ganze Team unsere Vision wahr werden lässt.

Herr Vogel, was blockiert aus Ihrer Sicht die Digitalisierung in den Unternehmen?

Unfreiwilliges Unwissen, Angst, auch Bequemlichkeit. Oft ist es das gute alte „Es läuft doch alles!“. Sich mit neuen Prozessen oder Systemen zu beschäftigen, ist immer unbequem. Softwareanbieter, die nicht die Sprache der Kunden sprechen und sich nur schwer in deren Prozesse eindenken können sowie neue Begriffe und Definitionen schüren die Unsicherheit weiter. Und dann soll man dafür auch noch viel Geld ausgeben. Ein neuer Drucker ist dann leichter gekauft als ein DMS, für das man erst einmal alle analogen Prozesse analysieren muss. Dabei spart eine effiziente Verwaltung wirklich viel Zeit und damit auch Geld. Abgesehen davon sind manchmal auch Gesetzesänderungen bzw. Auflagen durch den Gesetzgeber zu beachten und umzusetzen, was ebenfalls viele nicht wissen. So sind wir aktuell vermehrt in Webinaren und auf Veranstaltungen unterwegs, um beispielsweise über das kommende Thema „E-Rechnung“, das ab Januar 2025 in Kraft tritt, zu informieren. Hier herrscht noch ganz viel Unsicherheit gerade bei den KMUs. Klar hat man mal davon gehört, dass es da eine Gesetzesänderung geben soll, doch was diese im Alltag wirklich bedeutet und wie man damit umgeht, ist oft noch gänzlich unbekannt. Auch hier klären wir über die rechtlichen Aspekte auf, geben Lösungsansätze an die Hand und bieten Unterstützung bei der konkreten Umsetzung. Übrigens gibt es unter Umständen sogar Fördermittel, die man für die Umsetzung seiner Digitalisierungsstrategie nutzen kann.

Und die Arbeit wird einfacher und effizienter?

Letztlich schon. Wir haben Kunden, die sich anfangs schon schwer taten und jetzt sehr happy sind, dass sie sich für ein DMS entschieden haben. Sie haben sich die Zeit genommen, damit wir unsere Software an ihre Prozesse im Betrieb anpassen konnten. Und jetzt läuft’s wirklich! Wir sehen Digitalisierung eben in erster Linie als Chance für die Unternehmen, schneller, moderner, effizienter zu werden. Und dafür sind wir auf vielen Veranstaltungen, betreiben Marketing und klären auf. Natürlich können sich die Firmen auch selbst am Markt einen Drucker oder eine Software kaufen und einrichten. Aber ist es nicht viel besser und effizienter, Profis an der Seite zu haben, die sich mit der Analyse der Prozesse, mit der passgenauen Einrichtung der Hard- oder Software und nicht zuletzt auch mit der Schulung und Einbindung der Mitarbeitenden auskennen? Die Digitalisierung ist einfach unser Herzensprojekt, das wir seit Jahren selbst im Unternehmen leben und von dem wir überzeugt sind. Und, ganz im Ernst: Wenn wir einem Unternehmen geholfen haben, schneller zu werden und den Büroalltag einfacher zu gestalten, sind wir glücklich!

Frau Vogel, wo sehen Sie aktuell die größten Herausforderungen?

Seit der Corona-Pandemie und dem Stau im Suezkanal Anfang 2021 durch die Havarie eines Containerschiffes von Evergreen sind wir bis heute immer wieder von Lieferengpässen betroffen. Wir versuchen stets, Engpässe aus eigenen Mitteln zu überbrücken, etwa mit Leihgeräten aus unserem Gebrauchtlager, aber insgesamt sind die Lieferengpässe wirklich immer wieder große Herausforderungen. Eine andere Herausforderung sind träge Entscheidungsfindungen. Viele Unternehmen möchten schon effizienter arbeiten, tun sich aber dennoch schwer mit neuen Technologien und der Umstellung von Prozessen. Hier sind noch viel Aufklärung und Unterstützung notwendig. Bei kleinen Betrieben ist es oft ein Generationenproblem, bei großen sind es Budgetrestriktionen oder einfach Managemententscheidungen, die einen Umbruch hemmen. Eine Transformation ist immer auch eine Frage des Budgets, deshalb würden wir uns bessere Fördermöglíchkeiten seitens der Politik für das Land Hessen wünschen.

Herr Vogel, warum ist die die VOGEL Unternehmensgruppe Mitglied bei Hessenmetall?

Hessenmetall ist für uns ein Verband von Menschen mit absoluter Motivation, etwas voranzubringen. Mit Neugier auf neue Geschäftsfelder, mit einer tollen Struktur und guten Möglichkeiten, uns als Unternehmen dort einzubringen. Alles ist unterlegt mit einer großen Herzlichkeit, gepaart mit fast unheimlicher Professionalität. Das alles hat uns sofort begeistert, und wir freuen uns sehr, dass wir Teil dessen sein dürfen.

 

Zu den Personen:

Patrick Vogel, geboren 1981 in Darmstadt.

Nach Zivildienst BWL-Studium an der Goethe-Universität in Frankfurt.

2008 Berufseinstieg bei KPMG.

2010 Einstieg ins Familienunternehmen VOGEL-Gruppe.

Seit 2014 Geschäftsführer.

Alexandra Vogel, geboren 1980 in Frankfurt.

Lehramtsstudium, danach BWL an der Goethe-Uni.

2004 Investmentbanking bei der Dresdner Bank.

2019 Einstieg in der VOGEL-Gruppe, heute Teil der Geschäftsleitung.

 

Interview: Maja Becker-Mohr

Fotos: Gerd Scheffler